メールの案件・要員情報を自動でデータベース化する仕組み
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- 執筆
- Qasica 編集部
SES 営業の時間の多くは、届いたメールを読んで手元の情報と突き合わせる作業に使われます。 案件の 43.8% は 9〜11 時の 3 時間に集中して届くので、朝にまとめて処理することになります （SES営業の1日）。
この記事では、Qasica がそのメールをどう処理しているかを、実装のとおりに説明します。できないことも書きます。
取り込みの流れ
| 段階 | やっていること |
|---|---|
| 1. 受信 | 登録した取り込み元（メール転送 / LINE）から届く |
| 2. 分類 | 案件 / 要員 / その他 に振り分ける |
| 3. 抽出 | 本文と添付から条件を構造化する |
| 4. 重複判定 | 同一送信者からの再送に印を付ける |
| 5. 突き合わせ | 案件と要員のマッチング候補を出す |
取り込み元の登録
取り込み元は 2 種類あります。
- メール — ユーザーごとに受信用アドレスが発行されます。 普段使っているメールボックスから自動転送を設定してください。 既存のメールアドレスや受信環境は変わりません
- LINE — テナントに 1 つ、LINE Bot 連携を設定します。 LINE グループに届く案件・要員情報を取り込みます
メールの取り込み元には転送元メールアドレスを登録できます。 登録すると、そのアドレスから転送されたものだけを受け付けます。 登録しない場合はすべての送信元を受け入れます。
案件か要員かの判定
2 段階で判定します。
- ルールによる判定 — 件名・本文・送信元ドメインから、 案件 / 要員 / その他（非SES）に振り分けます。 請求書・契約書・セミナー案内・アラートメールなどはここで除きます
- LLM による再判定 — ルールで判定が割れたもの、 どちらの特徴も持つものだけを LLM に回します。 全体の数%だけが対象で、残りはルールで確定します
判定できなかったものは捨てずに未分類のキューに入り、管理画面から手動で振り分けられます。自動で捨てないのは、分類の誤りで案件を失うほうが痛いためです。
条件の構造化
本文から、単価・商流・勤務形態・契約形態・地域・必須スキル・工程・役割・開始時期などを 項目として取り出します。ここが自動化の本体です。
重要なのは、書かれていない項目を「記載なし」として明示することです。 実データでは契約形態が 57.4%、商流が 75.4% しか書かれていません （案件メールの読み方）。 推測で埋めると、確認すべきことが見えなくなります。
添付とスキルシート
次の形式の添付を扱えます。
- Excel（.xls / .xlsx）
- Word（.doc / .docx）
- PowerPoint（.ppt / .pptx）
- 画像（PNG / JPEG / GIF / WebP）
- テキスト・CSV
スキルシートは添付として届くことが多いので、本文だけでなく添付も読み取ります。 Google スプレッドシートのように本文にリンクだけが貼られている場合も、 リンク先を取得して読み取ります。
再送の扱い
同一送信者から短期間に届いた、ほぼ同じ内容のメールには再送の印を付けます。届く案件メールの 61.3%、要員メールの 79.3% が再送です。
件数をそのまま数えると実態の 2.5 倍になるため、 重複を除いた数で見られるようにしています。KPI をここで間違えると、 処理量が増えただけなのに成果が出ているように見えます （SES営業のKPI設計）。
できないこと
誠実に書いておきます。
- 書かれていない情報は作れません — 単価が書かれていない案件の単価は分かりません。「記載なし」と出るだけです
- 抽出は完璧ではありません — 表記の揺れや独特なレイアウトでは取りこぼしが出ます。 画面上で修正でき、修正した値が正になります
- 成約するかどうかは判定できません — 条件が合うかまでで、決まるかどうかは別の話です
- 勤怠・給与・請求は扱いません — 契約が決まった後の管理は範囲外です （人材派遣管理システムの選び方）
よくある質問
既存のメールアドレスを変えずに使えますか？
はい。自動転送の設定だけで使えます。Qasica 側で発行される受信用アドレスに転送してください。メールソフトやGmailの転送設定で完結し、既存の受信環境は変わりません。
関係のないメールまで取り込まれませんか？
まずルールで案件・要員・その他に分類し、判定が割れたものだけをLLMで再判定します。非SES（請求書・お知らせ・セミナー案内など）は取り込まず、未分類のキューに入ります。誤判定は管理画面から手動で振り分けられます。
転送元を限定できますか？
できます。取り込み元に転送元メールアドレスを登録すると、そのアドレスからの転送だけを受け付けます。登録しない場合は従来どおりすべての送信元を受け入れます。
同じ案件が何度も送られてきた場合はどうなりますか？
再送として印を付けます。実データでは届く案件メールの61.3%、要員メールの79.3%が再送でした。件数をそのまま数えると実態の2.5倍になるため、重複を除いた数で見られるようにしています。
導入について
転送設定だけで始められます。既存のメール環境を変える必要はありません。
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